¿QUÉ ES UN HALLAZGO?
La palabra “hallazgo”
tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una idea diferente
a distintas personas. En auditoría: se les emplea en un sentido
crítico y se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se
determine mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de
un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”. El
término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis
del significado e importancia de los hechos y otra información, y las
recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base
para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones, pero éstas no
constituyen parte del mismo.
Es toda
información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa
o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.
TIPOS DE HALLAZGOS
Observación:
Se
entiende como observación a un aspecto de un requisito que podría mejorarse y
que no se requiere que se haga de manera inmediata. Declaración realizada durante
una auditoria interna sustentada con evidencia objetiva.
•
De las leyes o reglamentos aplicables
•
De la norma aplicable
•
Del cliente
•
Del propio sistema de calidad de la
organización
Desviaciones de los criterios
de auditoria en la efectividad del sistema de gestión de la calidad o con poca
influencia en las actividades que inciden en la calidad del producto.
No
conformidad mayor: Es un incumplimiento que ya ocurrió en el
sistema de calidad (Incumplimiento real) que afecta a un punto completo de la
norma aplicable
Impide
demostrar conformidad con las disposiciones del sistema de gestión de la
calidad, afecta su efectividad o impiden que el producto cumpla con los
requisitos específicos.
ATRIBUTOS DE LOS
HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA
Es de importancia
primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de
mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos.
Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de
auditoría, que son los siguientes:
EFECTO CONDICIÓN: Situaciones
actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho irregular o
deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación debe
ser demostrada y sustentada con evidencias.
CRITERIO: Unidades de
medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o estándar
técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al
auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción
u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.
CAUSA: Razones de
desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la
condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su
identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es
necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga
la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la
administración activa, de las personas o actores responsables de las
operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los
efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en
el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga
que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un
conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.
EFECTO: Importancia
relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo
que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativa o
cualitativa, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su
importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones
requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor
debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.
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